Kısa cevap: Akıllı ev teklif şartnamesi, farklı firmalardan aynı kapsamda ve karşılaştırılabilir teklif almak için hazırlanan kısa bir belgedir. Projenin tanımı, oda bazlı fonksiyon listesi, zorunlu teknik şartlar (yerel çalışma, açık standart, elle kullanım), teslim ve dokümantasyon şartları, garanti ve bakım beklentisi ile teklifin hangi formatta verileceğini içerir. Aşağıdaki şablon doldurulup firmalara aynen gönderilebilir.
Şartname neden işe yarar?
Şartname olmadan istenen tekliflerde her firma kendi varsaydığı kapsamı fiyatlar: biri yalnızca cihazı, diğeri cihaz, programlama ve devreye almayı, bir başkası ise ağ altyapısını da teklif eder. Sonuçta en düşük görünen teklif en dar kapsamlı teklif olabilir.
Kısa ve net bir şartname, firmaların aynı soruya cevap vermesini sağlar ve teklifleri kalem kalem karşılaştırmayı mümkün kılar. Şartnamede marka dayatılmaz; beklenen işlev ve kalite şartları tanımlanır.
Bölüm 1-3: Proje tanımı, kapsam ve fonksiyon listesi
| Bölüm | Doldurulacak bilgi | Örnek ifade |
|---|---|---|
| 1.1 Yapı tipi | Daire / villa / müstakil, kat sayısı, yaklaşık alan | İki katlı villa, bodrum dahil üç kat |
| 1.2 Yapı durumu | Yeni inşaat (hangi aşama) / tadilat / oturulan ev | Kaba inşaat tamamlandı, sıva öncesi |
| 1.3 Mevcut belgeler | Mimari ve elektrik projesi, fotoğraflar | Elektrik projesi ekte |
| 2.1 Kapsamdaki sistemler | Aydınlatma, perde, iklim, güvenlik, kamera, diafon, ağ | Aydınlatma, perde, alarm, kamera |
| 2.2 Kapsam dışı | Teklife dahil edilmeyecek işler | Elektrik tesisatı ana yüklenicide |
| 3. Fonksiyon listesi | Oda | kontrol edilecek | seviye | tetikleyici | Salon | 3 aydınlatma grubu, 2 perde | dim | buton + sahne |
Bölüm 4: Zorunlu teknik şartlar
- 4.1 Temel aydınlatma ve perde işlevleri internet bağlantısı olmadan yerel olarak çalışmalıdır.
- 4.2 Merkez cihaz arızasında aydınlatma ve perdeler fiziksel butonla kullanılabilmelidir.
- 4.3 Önerilen sistemin kullandığı protokol/standart (ör. KNX, Zigbee, Matter, Thread) ve gerekçesi belirtilmelidir.
- 4.4 Kamera ve kayıt cihazı ONVIF uyumluluğu belirtilmeli; kayıt süresi ve disk hesabı teklife eklenmelidir.
- 4.5 Uzaktan erişim port yönlendirme olmadan, güvenli yöntemle (VPN veya üretici güvenli servisi) sağlanmalıdır.
- 4.6 Tüm varsayılan şifreler değiştirilmeli, yönetici hesapları mal sahibi adına açılmalıdır.
- 4.7 Elektrik işleri yetkili kişilerce yapılmalı; firmanın bu işler için kimi görevlendireceği belirtilmelidir.
- 4.8 Kullanılacak ana cihazların marka/model listesi ve teknik föyleri teklife eklenmelidir.
Bölüm 5-7: Teslim, garanti ve teklif formatı
| Madde | Şart |
|---|---|
| 5.1 Test | Fonksiyon listesindeki her madde teslimde birlikte test edilir, tutanağa geçirilir |
| 5.2 Kesinti testleri | İnternet, merkez cihaz ve kısa elektrik kesintisi senaryoları denenir |
| 5.3 Dokümantasyon | As-built plan, pano şeması, cihaz envanteri, IP planı, senaryo listesi, yazılım proje dosyaları |
| 5.4 Eğitim | Kullanıcılara yerinde eğitim ve kısa kullanım kılavuzu |
| 6.1 Garanti | Cihaz ve işçilik garanti süreleri ayrı ayrı belirtilir |
| 6.2 Bakım | Teslim sonrası bakım seçeneği, kapsamı ve müdahale süreleri ayrı kalem olarak verilir |
| 6.3 Abonelik/lisans | Varsa yıllık maliyeti ve kimin adına olacağı belirtilir |
| 7.1 Teklif formatı | Cihaz, malzeme, işçilik, programlama/devreye alma, opsiyonlar ayrı kalemler |
| 7.2 Varsayımlar | Teklifin dayandığı varsayımlar ve keşifte tespit edilen riskler yazılır |
| 7.3 İş programı | Aşamalar ve tahmini süreler, inşaatla koordinasyon noktaları |
Teklifleri karşılaştırırken
- Önce kapsamı karşılaştırın: her teklif fonksiyon listesinin tamamını karşılıyor mu?
- Zorunlu teknik şartların (bölüm 4) hepsine açıkça cevap verilmiş mi bakın; cevapsız maddeleri yazılı olarak sorun.
- Opsiyonları ayrı değerlendirin; ana kapsamla karıştırmayın.
- Garanti, bakım ve abonelik maliyetlerini toplam sahip olma maliyetine ekleyin.
- Teslim ve dokümantasyon şartını kabul etmeyen teklifi riskli kabul edin.
Şartnameyle birlikte gönderilecek ekler
Şartnamenin kendisi kısa tutulmalı; ayrıntılar eklerde verilmelidir. Firmaların keşif yapmadan önce projeyi anlayabilmesi ve teklifte daha az varsayım yapması için aşağıdaki eklerin gönderilmesi önerilir.
- Ek-1: Kat planları (mümkünse ölçekli) ve elektrik projesi.
- Ek-2: Oda bazlı fonksiyon listesi (tablo).
- Ek-3: Kamera planı (konum, görev, kabul kriteri).
- Ek-4: Perde planı (pencere, tip, motor tarafı).
- Ek-5: Mevcut durum fotoğrafları (pano, örnek anahtar kutuları, modem yeri).
- Ek-6: İnşaat takvimi veya uygulama için uygun tarih aralığı.
- Ek-7: Teklif formu (kalem kalem fiyat tablosu, firmaların dolduracağı boş format).
Bu şablon fiyat içermez ve hukuki sözleşme yerine geçmez; teklif kabul edildikten sonra sözleşmeye dönüştürülürken teslim, ödeme ve garanti maddeleri ayrıca yazılmalıdır.
Örnek: bir satırı ölçülebilir yazmak
Fonksiyon listesindeki satırlar ne kadar ölçülebilirse teslimdeki tartışma o kadar kısa olur. Salon için ilk taslakta sık görülen ifade “salon akıllı aydınlatma” gibidir. Bu satır, bir firmanın tek bir röleyle, diğerinin dört dimlenebilir grupla teklif vermesine izin verir.
Aynı satır şu bilgilerle yeniden yazılabilir: salonda üç aydınlatma grubu var, ikisi dimlenebilir; her grup duvar butonundan, uygulamadan ve sahne butonundan kontrol edilir; film ve misafir sahneleri tanımlanır; internet kesildiğinde buton ve sahneler çalışmaya devam eder. Teslimde bu satır dört ayrı testle kontrol edilir: buton, uygulama, sahne ve internetsiz çalışma.
Perde satırı için de benzer bir yaklaşım uygulanır: hangi pencerede hangi tip perde, tül ve fon ayrı motor mu, elle kullanım nasıl ve hangi sahnelere dahil.
Güvenlik satırlarında tetikleyici ve bildirim ayrıca yazılır: hangi kapı kontağı alarmı kurar, alarm kime ve hangi kanaldan bildirim gönderir, ev boşken ve gece modunda hangi sensörler devrededir.
Tekliflerde sık görülen belirsiz ifadeler
| Teklifteki ifade | Netleştirilecek soru |
|---|---|
| Tüm sistem dahil | Fonksiyon listesindeki hangi satırlar dahil, hangileri hariç? |
| Programlama dahil | Kaç sahne ve hangi otomasyonlar? Sonradan yapılacak değişiklikler ücretli mi? |
| Eşdeğer ürün kullanılabilir | Eşdeğerliği hangi teknik föy değerleriyle gösterecek, onayı kim verecek? |
| Garantili | Cihaz ve işçilik garantisi ayrı ayrı ne kadar, garantiyi kim karşılıyor? |
| Altyapı uygunsa | Altyapı uygun değilse ek iş ne olacak ve nasıl fiyatlanacak? |
Belirsiz maddeleri sözlü değil yazılı netleştirin ve cevabı teklif ekine işletin.
Kontrol listesi
- Proje tanımı ve yapı durumu yazıldı mı?
- Kapsam ve kapsam dışı işler ayrıldı mı?
- Oda bazlı fonksiyon listesi eklendi mi?
- Zorunlu teknik şartlar listelendi mi?
- Teslim, dokümantasyon ve garanti şartları belli mi?
- Teklif formatı kalem kalem istendi mi?